Cele szkolenia

• Zdobycie nowych umiejętności oraz poszerzenie kwalifikacji niezbędnych w pracy sekretarki/asystentki.
• Zbudowanie wizerunku wiarygodnej i profesjonalnej sekretarki/asystentki.
• Poznanie mechanizmów poprawnej komunikacji międzyludzkiej.
• Poznanie i przećwiczenie asertywnej komunikacji.
• Poznanie technik efektywnej organizacji biura.
• Poznanie zasad etykiety biznesowej.
• Zwiększenie własnej produktywności.
• Rozwinięcie umiejętności ustalania priorytetów i koncentrowania działań na osiąganiu zamierzonych rezultatów, poznanie skutecznych narzędzi planowania czasu i zadań.
• Przedstawienie metod radzenia sobie ze „złodziejami czasu”.
• Wzrost poczucia pewności siebie oraz rozwój umiejętności panowania nad własnymi emocjami 
w trakcie trudnych rozmów.
• Identyfikowanie i praca z „trudnym klientem” w kontakcie telefonicznym i bezpośrednim.

Program szkolenia

1. Dress code w pracy sekretarki/asystentki
   • Najczęściej popełniane gafy dotyczące ubioru.
   • Budowanie zaufania i wiarygodności w biznesie poprzez odpowiedni ubiór.
   • Psychologia koloru w biznesie.
   • Profesjonalny wizerunek (zasady komponowania ubioru, bazowe elementy garderoby, buty, dodatki, biżuteria, fryzura, makijaż).
2. Savoir – vivre w pracy sekretarki/asystentki
   • Uniwersalne reguły zachowania się w pracy (powitanie, pozdrawianie, przedstawianie, tytułowanie, wstawanie z miejsca).
   • Etykieta w biznesie (wizytówki, precedencja, wydarzenia specjalne).
   • Savoir – vivre w komunikacji interpersonalnej.
3. Zasady komunikacji e-mailowej
   • Specyfika komunikacji elektronicznej.
   • Redagowanie profesjonalnej wiadomości e-mail w korespondencji biznesowej.
   • Adresowanie wiadomości – co, kiedy, do kogo.
   • Temat wiadomości.
   • Powitanie i podpis.
   • Odpowiedź na e-mail.
   • Styl i rozplanowanie treści.
   • Załączniki.
   • Kiedy nie wysyłać maili?
   • Etykieta w korespondencji elektronicznej.
4. Efektywna komunikacja interpersonalna – jedna z podstawowych umiejętności sekretarki/asystentki
   • Zasady efektywnej komunikacji.
   • Style komunikowania się i ich mocne/słabe strony.
   • Bariery komunikacyjne, czyli zakłócenia w komunikacji i sposoby ich niwelowania.
   • Rola komunikacji niewerbalnej w relacjach z przełożonym/współpracownikami/klientami: znaczenie mowy ciała, proksemika.
   • Zarządzanie informacją w sekretariacie.
   • Techniki i narzędzia efektywnej komunikacji.
5. Efektywna komunikacja telefoniczna
   • Kultura pracy z telefonem.
   • Wykonywanie telefonów.
   • Odbieranie telefonu.
   • Doskonalenie umiejętności mówienia: brzmienie głosu, ton głosu, dykcja, akcentowanie, głośność mówienia, tempo mówienia.
   • Co pożądane, a co zabronione w rozmowie z klientem?
   • Błędy językowe i ich eliminowanie.
   • Komunikowanie a informowanie – różnice i podobieństwa.
   • Zakazane zwroty w rozmowie telefoniczne.
6. Zarządzanie sobą w czasie w pracy sekretarki/asystentki
   • Autodiagnoza indywidualnych przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu i organizacji pracy.
   • Diagnozowanie „złodziei czasu” i sposoby radzenia sobie z największymi „złodziejami czasu”.
   • Strategie radzenia sobie ze stresem a zarządzanie sobą w czasie.
   • Temperament i osobowość a efektywność w obszarze zarządzania sobą w czasie.
   • Praca z celami (Trzy kluczowe Zasady Wyznaczania Celów, Skuteczny system wyznaczania celów, Kontrola i weryfikacja celów)
   • Planowanie (szczegółowe reguły planowania, PEP – sześć ogólnych kategorii planowania, Jak ustalać priorytety pod względem ich pilności i ważności?, Metoda 60/40 – dopasuj ją do swojej specyfiki pracy).
   • Technik organizacji pracy (efektywna organizacja dnia pracy, organizacja biurka lub miejsca pracy, moje biurko, mój komputer… mój system, przezwyciężanie nawyku odkładania spraw na później, Metoda 2 – 2 – 2 , Technika Pomodoro, GTD, czyli jak skupić się na rzeczach naprawdę ważnych, Metoda Gantta).
7. Trudne sytuacje w kontaktach z klientami sekretariatu
   • Trudna sytuacja jako statystycznie nieuchronny element pracy.
   • Osobowościowa geneza „trudnego klienta”.
   • Style zachowań klientów.
   • Diagnoza zarzutów klienta.
   • Geneza sytuacji trudnych.
   • Rozróżnianie zarzutów rzeczywistych od pozornych.
   • Pomyślne rozwiązania sytuacji trudnych.
   • Narzędzia asertywności i ograniczania skutków stresu.
   • Zasoby odpornościowe i właściwości psychologiczne człowieka stosowane w radzeniu sobie ze stresem.
   • Techniki, metody i sposoby radzenia sobie ze stresem w takcie pracy i podczas kontaktu z „trudnym klientem”.
8. Podsumowanie i zakończenie szkolenia

Sprawdź więcej naszych szkoleń