Szczegóły szkolenia
Profesjonalna sekretarka / asystentka
Cele szkolenia
- Zdobycie nowych umiejętności oraz poszerzenie kwalifikacji niezbędnych w pracy sekretarki/asystentki.
- Zbudowanie wizerunku wiarygodnej i profesjonalnej sekretarki/asystentki.
- Poznanie mechanizmów poprawnej komunikacji międzyludzkiej.
- Poznanie i przećwiczenie asertywnej komunikacji.
- Poznanie technik efektywnej organizacji biura.
- Poznanie zasad etykiety biznesowej.
- Zwiększenie własnej produktywności.
- Rozwinięcie umiejętności ustalania priorytetów i koncentrowania działań na osiąganiu zamierzonych rezultatów, poznanie skutecznych narzędzi planowania czasu i zadań.
- Przedstawienie metod radzenia sobie ze „złodziejami czasu”.
- Wzrost poczucia pewności siebie oraz rozwój umiejętności panowania nad własnymi emocjami w trakcie trudnych rozmów.
- Identyfikowanie i praca z „trudnym klientem” w kontakcie telefonicznym i bezpośrednim.
Program szkolenia
- Dress code w pracy sekretarki/asystentki
- Najczęściej popełniane gafy dotyczące ubioru.
- Budowanie zaufania i wiarygodności w biznesie poprzez odpowiedni ubiór.
- Psychologia koloru w biznesie.
- Profesjonalny wizerunek (zasady komponowania ubioru, bazowe elementy garderoby, buty, dodatki, biżuteria, fryzura, makijaż).
- Savoir – vivre w pracy sekretarki/asystentki
- Uniwersalne reguły zachowania się w pracy (powitanie, pozdrawianie, przedstawianie, tytułowanie, wstawanie z miejsca).
- Etykieta w biznesie (wizytówki, precedencja, wydarzenia specjalne).
- Savoir – vivre w komunikacji interpersonalnej.
- Zasady komunikacji e-mailowej
- Specyfika komunikacji elektronicznej.
- Redagowanie profesjonalnej wiadomości e-mail w korespondencji biznesowej.
- Adresowanie wiadomości – co, kiedy, do kogo.
- Temat wiadomości.
- Powitanie i podpis.
- Odpowiedź na e-mail.
- Styl i rozplanowanie treści.
- Załączniki.
- Kiedy nie wysyłać maili?
- Etykieta w korespondencji elektronicznej.
- Efektywna komunikacja interpersonalna – jedna z podstawowych umiejętności sekretarki/asystentki
- Zasady efektywnej komunikacji.
- Style komunikowania się i ich mocne/słabe strony.
- Bariery komunikacyjne, czyli zakłócenia w komunikacji i sposoby ich niwelowania.
- Rola komunikacji niewerbalnej w relacjach z przełożonym/współpracownikami/klientami: znaczenie mowy ciała, proksemika.
- Zarządzanie informacją w sekretariacie.
- Techniki i narzędzia efektywnej komunikacji.
- Efektywna komunikacja telefoniczna
- Kultura pracy z telefonem.
- Wykonywanie telefonów.
- Odbieranie telefonu.
- Doskonalenie umiejętności mówienia: brzmienie głosu, ton głosu, dykcja, akcentowanie, głośność mówienia, tempo mówienia.
- Co pożądane, a co zabronione w rozmowie z klientem?
- Błędy językowe i ich eliminowanie.
- Komunikowanie a informowanie – różnice i podobieństwa.
- Zakazane zwroty w rozmowie telefoniczne.
- Zarządzanie sobą w czasie w pracy sekretarki/asystentki
- Autodiagnoza indywidualnych przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu i organizacji pracy.
- Diagnozowanie „złodziei czasu” i sposoby radzenia sobie z największymi „złodziejami czasu”.
- Strategie radzenia sobie ze stresem a zarządzanie sobą w czasie.
- Temperament i osobowość a efektywność w obszarze zarządzania sobą w czasie.
- Praca z celami (Trzy kluczowe Zasady Wyznaczania Celów, Skuteczny system wyznaczania celów, Kontrola i weryfikacja celów)
- Planowanie (szczegółowe reguły planowania, PEP – sześć ogólnych kategorii planowania, Jak ustalać priorytety pod względem ich pilności i ważności?, Metoda 60/40 – dopasuj ją do swojej specyfiki pracy).
- Technik organizacji pracy (efektywna organizacja dnia pracy, organizacja biurka lub miejsca pracy, moje biurko, mój komputer… mój system, przezwyciężanie nawyku odkładania spraw na później, Metoda 2 – 2 – 2 , Technika Pomodoro, GTD, czyli jak skupić się na rzeczach naprawdę ważnych, Metoda Gantta).
- Trudne sytuacje w kontaktach z klientami sekretariatu
- Trudna sytuacja jako statystycznie nieuchronny element pracy.
- Osobowościowa geneza „trudnego klienta”.
- Style zachowań klientów.
- Diagnoza zarzutów klienta.
- Geneza sytuacji trudnych.
- Rozróżnianie zarzutów rzeczywistych od pozornych.
- Pomyślne rozwiązania sytuacji trudnych.
- Narzędzia asertywności i ograniczania skutków stresu.
- Zasoby odpornościowe i właściwości psychologiczne człowieka stosowane w radzeniu sobie ze stresem.
- Techniki, metody i sposoby radzenia sobie ze stresem w takcie pracy i podczas kontaktu z „trudnym klientem”.
- Podsumowanie i zakończenie szkolenia
Sprawdź więcej naszych szkoleń