Szkolenia

Szczegóły szkolenia

Profesjonalna sekretarka / asystentka

Cele szkolenia

  • Zdobycie nowych umiejętności oraz poszerzenie kwalifikacji niezbędnych w pracy sekretarki/asystentki.
  • Zbudowanie wizerunku wiarygodnej i profesjonalnej sekretarki/asystentki.
  • Poznanie mechanizmów poprawnej komunikacji międzyludzkiej.
  • Poznanie i przećwiczenie asertywnej komunikacji.
  • Poznanie technik efektywnej organizacji biura.
  • Poznanie zasad etykiety biznesowej.
  • Zwiększenie własnej produktywności.
  • Rozwinięcie umiejętności ustalania priorytetów i koncentrowania działań na osiąganiu zamierzonych rezultatów, poznanie skutecznych narzędzi planowania czasu i zadań.
  • Przedstawienie metod radzenia sobie ze „złodziejami czasu”.
  • Wzrost poczucia pewności siebie oraz rozwój umiejętności panowania nad własnymi emocjami 
w trakcie trudnych rozmów.
  • Identyfikowanie i praca z „trudnym klientem” w kontakcie telefonicznym i bezpośrednim.

Program szkolenia

  1. Dress code w pracy sekretarki/asystentki
    • Najczęściej popełniane gafy dotyczące ubioru.
    • Budowanie zaufania i wiarygodności w biznesie poprzez odpowiedni ubiór.
    • Psychologia koloru w biznesie.
    • Profesjonalny wizerunek (zasady komponowania ubioru, bazowe elementy garderoby, buty, dodatki, biżuteria, fryzura, makijaż).
  2. Savoir – vivre w pracy sekretarki/asystentki
    • Uniwersalne reguły zachowania się w pracy (powitanie, pozdrawianie, przedstawianie, tytułowanie, wstawanie z miejsca).
    • Etykieta w biznesie (wizytówki, precedencja, wydarzenia specjalne).
    • Savoir – vivre w komunikacji interpersonalnej.
  3. Zasady komunikacji e-mailowej
    • Specyfika komunikacji elektronicznej.
    • Redagowanie profesjonalnej wiadomości e-mail w korespondencji biznesowej.
    • Adresowanie wiadomości – co, kiedy, do kogo.
    • Temat wiadomości.
    • Powitanie i podpis.
    • Odpowiedź na e-mail.
    • Styl i rozplanowanie treści.
    • Załączniki.
    • Kiedy nie wysyłać maili?
    • Etykieta w korespondencji elektronicznej.
  4. Efektywna komunikacja interpersonalna – jedna z podstawowych umiejętności sekretarki/asystentki
    • Zasady efektywnej komunikacji.
    • Style komunikowania się i ich mocne/słabe strony.
    • Bariery komunikacyjne, czyli zakłócenia w komunikacji i sposoby ich niwelowania.
    • Rola komunikacji niewerbalnej w relacjach z przełożonym/współpracownikami/klientami: znaczenie mowy ciała, proksemika.
    • Zarządzanie informacją w sekretariacie.
    • Techniki i narzędzia efektywnej komunikacji.
  5. Efektywna komunikacja telefoniczna
    • Kultura pracy z telefonem.
    • Wykonywanie telefonów.
    • Odbieranie telefonu.
    • Doskonalenie umiejętności mówienia: brzmienie głosu, ton głosu, dykcja, akcentowanie, głośność mówienia, tempo mówienia.
    • Co pożądane, a co zabronione w rozmowie z klientem?
    • Błędy językowe i ich eliminowanie.
    • Komunikowanie a informowanie – różnice i podobieństwa.
    • Zakazane zwroty w rozmowie telefoniczne.
  6. Zarządzanie sobą w czasie w pracy sekretarki/asystentki
    • Autodiagnoza indywidualnych przeszkód w efektywnym wykorzystaniu czasu i organizacji pracy.
    • Diagnozowanie „złodziei czasu” i sposoby radzenia sobie z największymi „złodziejami czasu”.
    • Strategie radzenia sobie ze stresem a zarządzanie sobą w czasie.
    • Temperament i osobowość a efektywność w obszarze zarządzania sobą w czasie.
    • Praca z celami (Trzy kluczowe Zasady Wyznaczania Celów, Skuteczny system wyznaczania celów, Kontrola i weryfikacja celów)
    • Planowanie (szczegółowe reguły planowania, PEP – sześć ogólnych kategorii planowania, Jak ustalać priorytety pod względem ich pilności i ważności?, Metoda 60/40 – dopasuj ją do swojej specyfiki pracy).
    • Technik organizacji pracy (efektywna organizacja dnia pracy, organizacja biurka lub miejsca pracy, moje biurko, mój komputer… mój system, przezwyciężanie nawyku odkładania spraw na później, Metoda 2 – 2 – 2 , Technika Pomodoro, GTD, czyli jak skupić się na rzeczach naprawdę ważnych, Metoda Gantta).
  7. Trudne sytuacje w kontaktach z klientami sekretariatu
    • Trudna sytuacja jako statystycznie nieuchronny element pracy.
    • Osobowościowa geneza „trudnego klienta”.
    • Style zachowań klientów.
    • Diagnoza zarzutów klienta.
    • Geneza sytuacji trudnych.
    • Rozróżnianie zarzutów rzeczywistych od pozornych.
    • Pomyślne rozwiązania sytuacji trudnych.
    • Narzędzia asertywności i ograniczania skutków stresu.
    • Zasoby odpornościowe i właściwości psychologiczne człowieka stosowane w radzeniu sobie ze stresem.
    • Techniki, metody i sposoby radzenia sobie ze stresem w takcie pracy i podczas kontaktu z „trudnym klientem”.
  8. Podsumowanie i zakończenie szkolenia
Udostępnij: