fbpx

Blog

Doradztwo

Pomiar efektywności pracy

Jednym z najbardziej skutecznych i obiektywnych narzędzi pomiaru efektywności pracy jest rejestracja czasu pracy za pomocą „uszytego na miarę” narzędzia – arkusza pomiaru RCP. Badanie takie, aby było miarodajne i skuteczne, musi być przygotowane w oparciu o znajomość procesów oraz przekrojową analizę zadań i czynności oraz ich podział pomiędzy pracownikami. Pomiar efektywności wykorzystania czasu pracy ma zastosowanie zarówno dla stanowisk nierobotniczych jak i robotniczych. Doskonale sprawdza się zarówno przy pomiarze efektywności procesów administracyjnych jak i produkcyjnych, eksploatacyjnych, montażowych, laboratoryjnych, związanych z obsługą klienta czy w utrzymaniu ruchu.

Badania mające na celu pomiar efektywności wykorzystania czasu pracy realizowane przez konsultantów EDUPARTNERS wspierane są aplikacjami mającymi na celu sprawną agregację i przetwarzanie danych. Kluczowe dla dokładności badania i jego użyteczności w kontekście wyciągania wniosków i podejmowania określonych decyzji jest przypisanie poszczególnych czynności do ściśle sprecyzowanych frakcji czasu pracy, które można precyzyjnie zaprojektować.

Kluczowe znaczenie ma tutaj podział na kategorie czynności, np. prace administracyjne, prace montażowe, prace związane z obsługą klienta, prace związane z analizą danych etc., co służy precyzyjnemu określeniu, jaki udział w „efektywnie” wykorzystanym czasie pracy (czyli w czasie nie będącym czynnościami przygotowawczo – zakończeniowymi, marnotrawstwami oraz przerwami w pracy) mają czynności określonego rodzaju.

O efektywnie wykorzystanym czasie pracy mówimy wówczas, gdy czas przeznaczony na realizację czynności wpisanych w zakres zadań na stanowisku wynosi minimum 80-85% (w zależności od modelu czasu pracy zaprojektowanego na potrzeby danej organizacji).  Jednak dopiero szczegółowa analiza struktury czasu pracy pozwala stwierdzić potencjalne nieprawidłowości, np. ponadnormatywny udział czasu przeznaczanego na prace administracyjne, przemieszczanie się czy zadania nie związane z wiodącym celem stanowiska.  Szczegółowy pomiar i analiza struktury czasu pracy pozwala także na porównanie pod tym względem pracowników wykonujących z założenia tożsamy zakres zadań (wykres).

Wykres. Struktura czasu pracy – analiza porównawcza

Na wyniki związane z badaniem mającym na celu pomiar efektywności pracy warto nałożyć wskaźniki, które mówią o roli pełnionej w zespole, stopniu trudności zadań, doświadczeniu pracownika, absencji, częstotliwości realizacji poszczególnych zadań czy też obciążeniu zadaniami, co powinno wynikać z wykonanej przed badaniem diagnozy organizacyjnej przeprowadzonej np. za pomocą macierzy podziału zadań, analizy raportów miesięcznych z wykonania zadań etc.

Przeprowadzenie badania mającego na celu pomiar efektywności wykorzystania czasu pracy oraz analiza struktury czasu pracy oparta o to badanie pozwala na osiągnięcie wielu wymiernych korzyści, takich jak:

  • lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich i czasu pracy poprzez świadomość udziału poszczególnych frakcji w czasie pracy ogółem,
  • możliwość stwierdzenia, w których miejscach występują luki organizacyjne wymagające działań zaradczych,
  • optymalizacja procesów pracy poprzez opartą o badanie reorganizację pracy, opartą o identyfikację i usunięcie zbędnych lub powtarzających się zadań lub eliminację marnotrawstw,
  • możliwość określenia norm i wskaźników efektywności,
  • możliwość wdrożenia systemów opartych o zadaniowy czas pracy,
  • możliwość stwierdzenia ponadnormatywnych obciążeń zadaniami określonego rodzaju lub niedociążenia zadaniami.

O użyteczności i skuteczności badań mających na celu pomiar efektywności czasu pracy świadczy coraz większa powszechność tego typu badań przy podejmowaniu decyzji zarządczych związanych z redukcją lub zwiększeniem zatrudnienia, modelowaniem procesów i struktur organizacyjnych, projektowaniem rozwiązań związanych ze stosowanymi systemami czasu pracy czy określonych metod pracy. Jednak jednym z nadrzędnych korzyści i celów tego typu badań jest przede wszystkim eliminacja marnotrawstw wpływających na minimalizowanie skali utraconych korzyści oraz ponoszonych kosztów działalności związanych z nieoptymalną organizacją pracy.

 

Napisz komentarz

15 + pięć =